¿Por qué es importante la planificación de proyectos?
Dentro de nuestro ecosistema, uno de los muchos desafíos que encontramos a la hora de hacer un plan para un proyecto en el sector de la construcción se encuentra en el número tan alto de stakeholders que deben citarse para ponerlo en marcha.
Durante toda la cadena de valor de la construcción (SCM) se involucra a todos los actores que participarán en ella: desde la fase de diseño hasta fase de demolición de un proyecto. Es una tarea extremadamente ardua el coordinar a todos los involucrados. Además, muchos de los encuentros entre algunos de ellos son “one-time”, lo que complica más aún las buenas relaciones y el encaje de funciones en la trayectoria temporal del proyecto.
La planificación un proyecto en la construcción es el proceso de determinar el método más eficiente y coste-efectivo para llegar a un final con un resultado satisfactorio. Debido a que el plan del proyecto es una comparativa para muchas estimaciones de costes y recursos, este necesita ser lo más exacto posible. Suena como un gran desafío para el sector, ¿no? ¡Es porque sí lo es!
Un director de proyectos no solo se fija a la hora de realizar el plan en los materiales, esfuerzos y recursos, también debe organizar y jerarquizar aquellas tareas que ayudarán a mejorar la eficiencia del proyecto en su totalidad. Además, tiene que ir por delante de las demoras temporales y cruzar los dedos para que no haya otros posibles desencuentros que ocurran entre medias.
Hay muchas responsabilidades cuando se planea y ejecuta un proyecto de construcción. El director de esta tarea debe enfrentarse a diferentes fuegos: supervisar horarios y tareas, contratos, negociaciones, planear el proceso y trabajar con apoyos externos. Supervisar que todos llegan y entran en la orquesta al mismo tiempo. Por no olvidar de la vía que agiliza el proceso a los directores de proyecto mientras que trabajan de la mano con oficinas de gobierno para licencias y permisos.
¿Cómo hacer un plan del proyecto?
Un proyecto de construcción tiene muchas ramificaciones, y es extremadamente beneficioso tenerlas todas muy detalladas, tanto como fuera posible.
A continuación, te mostramos un ejemplo de cada uno de los pasos del proyecto y dónde buscamos innovar tecnológicamente:
Fija tus objetivos
Una vez que tengas la idea de cómo será el proyecto, empieza a determinar quién serán los actores que tendrás que involucrar en él. Todos los involucrados deberían introducirse en las fases iniciales del proyecto, desde diseñadores hasta contratistas para el usuario final.
Esto incluye a todos aquellos que estarán trabajando en el nuevo edificio, los que estén cerca del nuevo espacio, el equipo de mantenimiento, ejecutivos, miembros del equipo financiero, y las entidades gubernamentales que regularán el proyecto.
Cuanto más amplia sea esta lista, mejor. Una vez que se hayan identificado a todos los miembros, el equipo del proyecto se unirá para poner en común los objetivos y determinar las necesidades de cada fase. Como director de proyecto, trabajarás de manera conjunta para editar tu plan y priorizar de nuevo cada elemento.
Define el alcance del proyecto.
De la lista de objetivos previamente desarrollada, el equipo identificado para trabajar en el proyecto debe establecer una serie de elementos que les permitan de manera cuantitativa sus metas. El alcance de este documento tendrá los detalles de cómo y cuándo será la implicación de cada fase para alcanzar objetivos.
Para que el proyecto sea un éxito, este alcance debe incluir los sistemas que se utilizarán, técnicas y metas individuales de alcance. Definir todas las variaciones posibles de trabajo son parte del alcance que cada proyecto podría tener en la obra.
Planificación del proceso
Antes de empezar con la fase de diseño del proyecto, el equipo deberá planear qué procesos son los que se seguirán y quién estará involucrado en cada segmento. El equipo de diseño del plan de proyecto tiene procesos estandarizados, pero todos los actores relevantes posteriores deben acordar su participación antes de que el proyecto se inicie.
Las consideraciones en esta fase son:
- Los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo
- Flujo de comunicación y el manejo de riesgos
- Puntos de encuentro de los actores a lo largo del proyecto
Todas las situaciones que se puedan dar como un recorte de presupuesto, cambio de requisitos o necesidades a lo largo del proyecto, así como las condiciones del sitio trabajo que no hayan sido previstas impactarán directamente al avance de este.
Diseño del proceso
En el proceso de diseño, la colaboración y la comunicación son elementos claves para mantener a todos actualizados y siguiendo la misma senda. Una vez que el plan del proceso se haya definido, empieza oficialmente el diseño.
Las estimaciones se tienen que hacer mucho más precisas, y es el momento de identificar todos los riesgos y posibles retos para estar a tiempo si sucedieran.
Revisiones finales y presupuesto.
Una vez que los documentos finales se han revisado y aprobado, se suscribirán a la entidad definitiva que revisará y procederá con los permisos. Validarán qué los materiales, estructuras, licencias y procedimientos son correctos. Así el plan de proyecto trabaja con los códigos de edificación los cuales muy a menudo obligan a hacer cambios en el proceso, incluso en esta fase, pese a que el equipo pueda tener mucho conocimiento de estos.
Una vez todo aprobado, el proyecto está listo para el proceso de licitación, el cual podría revelar discrepancias o generar cuestiones que no habían aparecido hasta ahora. Esta es la causa de por qué tener a un contratista a bordo en las fases iniciales. Después de que el contratista provee del precio final y horario de trabajo, el equipo se reúne para asegurar que las fases iniciales acordadas siguen siendo las mismas.
Aunque puede ser que siga habiendo cambios sobre las fases de construcción, siempre habrá que tener en cuenta que cualquier cambio en fases posteriores multiplicará los costes. La regla está clara: más planificación, menos costos.
